Home » Zo geef je je organisatieverandering vorm

Zo geef je je organisatieverandering vorm

De wereld om ons heen verandert snel. En de wereld blijft veranderen. Continu. Dat stelt nieuwe eisen aan het leiderschap. Leiderschap waarbij je werkelijk waarde toevoegt aan de organisatie en aan de omgeving waarin je opereert. Waardecreërend leiderschap. Daarbij gaat het niet meer alleen om economisch gewin, maar ook om het behalen van ecologisch verantwoorde en sociaal rechtvaardige resultaten. Complex? Best wel. Dat lukt dus alleen als je samenwerkt met mensen en organisaties met diverse opvattingen. Hóe maak je hier werk van? De route naar succesvolle verandering omvat vier fasen. In deze blog meer over fase 2: Vormgeven.

In fase 1 (Verkennen) heb je gekeken naar de context van je organisatie. Hoe ziet die omgeving eruit? Wat verandert er? Hoe ontwikkelt zich de concurrentie, de samenleving en de wetgeving? En wat verlangt de omgeving van jouw organisatie? Op basis daarvan bepaalde je een heldere visie en strategie voor je eigen organisatie. En nu? Nu wordt het tijd om de vertaalslag te maken, naar alle lagen van de organisatie. Ofwel: je gaat Vormgeven.

Tekenen & Rekenen, Veranderen en Commitment

Vormgeven is stap 2 in de route naar succesvolle verandering. Het model van waardecreërend leiderschap onderscheidt in deze fase de volgende drie stappen: Tekenen & Rekenen, Visievorming en – opnieuw – Draagvlak Creëren:

Teken & Rekenen

Heb je een visie en strategie ontwikkeld (de laatste stap van fase 1)? Dan maak je de business case. Hierin beschrijven je de Context (de visie en de kwalitatieve en kwantitatieve verwachtingen), het Ist (waar staan we nu? Wat gaat wel en niet goed?), de Soll (waar willen we zijn? wat zijn de dilemma’s en de uitdagingen?) en de Strategie (Hoe bereiken we de gewenste situatie?). In de laatste stap maken je een actieplannen en evalueer je de voortgang. Denk hierbij aan gemaakte afspraken over onder meer ondersteuning en financiën. Een aantal tips voor het maken van een business case:

  • Besteed veel aandacht aan het winstvoorstel. Welke resultaten zijn er te bereiken? Wat zijn de risico’s afgezet tegen de kosten?
  • Focus je op het probleem en de oplossing
  • Geef duidelijkheid over de oplevering en de geplande voordelen
  • Definieer de werklast, de planning en de werkverdeling
  • Definieer de benodigde hulpbronnen (zoals: projectteamleiding, projectbeheer, e.d.)

Veranderen: doe het samen

Je hebt dus besloten dát je wilt veranderen. En je weet ook in welke richting je op wil. En je hebt een sluitende business case. De vraag is nu: hóe bereik je die verandering? Mijn advies: formeer een daadkrachtig team van medewerkers die invloed hebben in de organisatie. Dit team richt zich volledig op het begeleiden van het veranderingsproces en stimuleert waar nodig. De teamleden komen eens per maand bijeen om ervaringen te delen. En daarna gaan ze weer aan de slag. Het wordt dus geen overlegclubje.

Het team is een dwarsdoorsnede van de organisatie. Mensen die anderen enthousiasmeren. Die een vooruitziende blik hebben. En snappen dat een verandering soms niet zo snel gaat als iedereen wil. Let erop dat je niet alleen mensen selecteert die je toch al mee had. Betrek ook critici, zodat de weerstand wordt begrepen. Selecteer niet té veel tegenstanders, want dat gaat ten koste van de positieve energie en de daadkracht. En je wilt uiteindelijk toch vooruit met zijn allen.

Commitment: betrek iedereen

Zonder commitment geen verandering. Neem de medewerkers daarin dus mee. Wees transparant, geef waardering aan je mensen en erken dat veranderingen lastig zijn en dat je dat zelf ook snapt. Plan evaluatiemomenten in. En geef mensen de ruimte om hun twijfels en weerstanden te uiten, maar daag hen daarbij ook uit om zelf te komen met oplossingen, want die hebben ze vaak zelf al.

Communiceer fantastisch goed
Communiceer! Toch kom ik het nog regelmatig tegen dat mensen op de werkvloer helemaal geen weet hebben van alle veranderingen die worden doorgevoerd. Laat staan dat ze begrijpen waarom de verandering nodig is. Ze voeren gewoon uit, want ‘het kantoor bepaalt toch wel’. Maar als je niet communiceert, hoe kun je dan verwachten dat je de mensen meekrijgt? En als je de mensen niet meekrijgt, dan wordt het lastig om een succes te maken van de verandering. Kortom: wees transparant. Houdt mensen op de hoogte door persoonlijk met hen in gesprek te gaan. Doe dat ik kleine groepjes. Dat kost tijd, maar het levert uiteindelijk veel meer op.

Het verhaal én de cijfers
Richt je in de communicatie op het verhaal én de cijfers. Waarom doen we het? Hoe doen we het? En wat gaan we concreet doen? Storytelling dus. Deel de verhalen uit de geschiedenis van de organisatie. De heldhaftige verhalen en de blunders. Deel in je brandweerkorps het verhaal dat je twee kinderen hebt gered omdat je je materiaal goed op orde had. Maar ook het verhaal dat je grootschalig uitrukte en dat ter plaatse bleek dat er een kat in de boom zat. Daar kun je samen heerlijk om lachen én het verhaal zegt iets over het belang van goed doorvragen in de meldkamer. Verhalen werken verbindend. Van zo´n organisatie wil je graag deel uitmaken.

Presenteer daarbij ook de cijfers: wat levert het de organisatie op? En wat levert het de medewerkers op, in termen van werkplezier, leuke samenwerkingen e.d. Sommige mensen krijgen misschien een andere functie. Misschien moeten er opleidingen worden gevolgd. En sommige mensen moeten de organisatie misschien verlaten. Wees daar open en eerlijk in.

Communiceren is ook luisteren. Wat vinden medewerkers? Welke vragen en onzekerheden hebben zij? Zijn er tegenstrijdige belangen? En welke ideeën hebben medewerkers? Haal deze informatie en ideeën op van de werkvloer. En die daar ook echt iets mee. Maak het beleid dus niet alleen als management, maar sámen.

Van innovatie lab naar projecten

Het doel van fase 2 is, dat je voldoende quick wins realiseert dat je de strategie ook echt kunt verwezenlijken. Fase 2 is afgerond als je hiermee een start kunt maken bij wijze van proef. En dan? Fase 3: Verwezenlijken.

Wil je meer weten over waardecreërend leiderschap? Download dan hieronder het ebook Leiderschap in de economie van waarde of bekijk onze kennispagina over Waardecreërend leiderschap. Of klik hier voor onze leiderschapstrainingen.

Pim Valentijn

Heb je vragen?
Neem dan contact met ons op.

Checklist Leiderschap
De belangrijkste aspecten van leiderschap op een rij!

PIZ 20 fijne werkomgevingZo creëer je een fijne werkomgeving
Blog 17 flowMet pensioen? Go with the flow!

SPECIAAL VOOR JOU