Pas jij de Agile-Scrum methode al toe binnen je organisatie? Dan ben je bepaald niet de enige. Want Agile Scrum lijkt wel de nieuwe heilige graal voor organisaties in de private en publieke sector. De vraag is: moet jij ook op de bandwagon springen? Of is het gewoon de zoveelste management-rage? Is het bullshit of bull’s eye? We zochten het uit, met de wetenschap als basis.

Agile staat voor ‘behendigheid’. De aanpak gaat ervan uit dat tijdens het project de omstandigheden veranderen. Het projectteam speelt in op veranderingen en problemen én houdt op effectieve wijze de controle over het eindresultaat en de kwaliteit ervan. En dat eindresultaat staat ook nog niet 100% vast. Dat is een groot verschil met de traditionele projectaanpak, waarbij de specificaties tot in detail worden vastgelegd en een formeel proces wordt ingericht. Bij de Agile-aanpak werkt dat anders. Het projectteam begint aan een proces zonder dat de specificaties, het proces en het eindresultaat tot in detail vaststaan. Dit past in deze snel veranderende wereld.

Kortgezegd: Agile gaat over het verkrijgen van een concurrentievoordeel door een superieur proces. In termen van besluitvorming, snelheid, kwaliteit, implementatie en leren van (neven)effecten. Door dit proces sneller en met betere kwaliteit te doorlopen dan de concurrent, is de leercurve steiler. Dit leereffect is een essentieel onderdeel van de Agile-aanpak. Dit maakt ‘behendigheid’ tot een aantrekkelijk concept voor veel organisaties.

In allerlei vormen heeft agility haar weg gevonden in vrijwel elke organisatie. Of het nu gaat om productontwikkeling of marketing. Of zelfs als raamwerk voor leren en ontwikkelen. De meest toegepaste Agile-aanpak is Scrum. De term komt uit het rugby en verwijst naar de spelhervatting na een overtreding. Dit vraagt om een snel bewegend team in een omgeving die zich kenmerkt door onzekerheid en ambiguïteit. Diezelfde wendbaarheid is nodig voor organisaties die complexe producten en diensten ontwikkelen.

Een succesvol Scrum-proces bestaat meestal uit drie elementen: rollen, werkmethodes en processen (Schwaber en Sutherland, 2017). Belangrijk is dat een Scrum-team bestaat uit mensen met verschillende functies en competenties die nodig zijn om een gezamenlijk doel te bereiken. Het team werkt autonoom samen, zonder directe interventies van buitenaf. Het idee is dat Scrum leidt tot meer autonomie, samenwerking en competentie-ontwikkeling (Broeck et al. 2010). Maar werkt dit ook echt zo in de praktijk? Het antwoord is ja. Want er is aanzienlijk bewijs dat een Scrum-aanpak bijdraagt aan het werkplezier van mensen (Deci et al. 2017).

Elk Scrum-project heeft tot doel een overkoepelende doelstelling te bereiken die in lijn ligt met de strategie van de organisatie. Het kan gaan om een product of dienst. Of om een project dat zodanig moet worden beheerst om binnen bepaalde tijd-, budget- en kwaliteitslimieten te blijven. Het team splitst dit overkoepelende doel op in kleinere stukjes en plaatst ze in een wachtrij: de Backlog. Tijdens een Sprint Planning-vergadering bepaalt het team welke Backlog-items ze tijdens de volgende Sprint oppakt. Elke Sprint duurt 1 tot 4 weken. Leidt dit ook in de praktijk tot betere prestaties? De literatuur suggereert inderdaad dat deze methode een positief effect heeft op de teamprestaties (Locke en Latham 2016; Kleingeld et al. 2011).

De Scrum-aanpak maakt duidelijk wat er van iedereen wordt verwacht in een bepaalde processtap. Bijvoorbeeld: de producteigenaar vertaalt de verwachtingen van de klant dusdanig dat het Scrum-team deze verwachtingen begrijpt vanuit een technologisch oogpunt. Zo zijn nog veel meer ingebouwde mechanismen die ervoor zorgen dat de verwachtingen van alle betrokken personen met regelmaat wordt afgestemd. En dat iedereen werkt aan dezelfde doelstelling.

Samenvattend ondersteunt Scrum een gemeenschappelijke taal en het lerend vermogen van mensen. Er is aanzienlijk bewijs dat Scrum een positieve invloed heeft op de teamprestaties (DeChurch en Mesmer-Magnus 2010). Het kost echter wel tijd, geld en energie om een Scrum-aanpak echt geïmplementeerd te krijgen binnen een organisatie (McComb en Simpson 2014).

De Scrum-methode kenmerkt zich vooral door het ontbreken van een formele hiërarchie in het implementatieteam. In plaats daarvan vervult een zogenoemde Scrum-master de rol van moderator en coach. Bij de Scrum-methode past een dienende leiderschapsstijl. De teamleden organiseren zelf hun werk, met een minimum aan formele leiderschapsinterventies.

Werkt dit? Daar lijkt er wel op. Er zijn aanwijzingen dat een minder hiërarchische aanpak de innovatiekracht verhoogt (Naranjo-Valencia et al. 2016). Dat ondersteunt weer de bewering dat Scrum het meest nuttig is voor het vinden van oplossingen voor complexe problemen. Bovendien leidt de Scrum-aanpak tot positieve resultaten, zoals werktevredenheid, betere teamprestaties en taak realisatie (Hülsheger et al. 2009).

Misschien gaan bij jou de haren rechtop staan bij het horen van de term ‘agile’. Snappen we, gezien de talrijke management-rages die we al zagen komen en gaan. En bij veruit de meeste rages ontbrak de wetenschappelijke onderbouwing. Maar onze bevinding is dat de Agile- en Scrum-methode wel degelijk waarde toevoegen. Zeker geen bullshit dus. Dat is ook onze eigen ervaring. De afgelopen jaren namen we zelf deel aan diverse Agile-transformaties. Van productontwikkelingsprojecten tot grootschalige reorganisaties. Met de Scrum-methode scoor je echter niet automatisch bull’s eye. Want of jouw Agile transformatie inderdaad waarde toevoegt, hangt af van een aantal factoren. Denk aan de cultuur van de organisatie. En aan de mate van deskundigheid op het gebied van Scrum.

Ook het type leiderschap is van invloed op een succesvol Scrum-proces. Van belang is dat het gaat om dienend leiderschap. Een leider die teamleden stimuleert en hedendaagse uitdagingen zorgvuldig en snel aanpakt. Met oog voor zowel economische, sociale als ecologische belangen. We noemen dit: waardecreërend leiderschap.

Wil je meer weten over waardecreërend leiderschap? Download dan hieronder het ebook Leiderschap in de economie van waarde. Of klik hier voor onze leiderschapstrainingen.

Lees ook:

Situationeel leiderschap