Zo zet je zelfsturing om in zelforganisatie (5 tips)
Ben jij al met zelfsturende teams bezig? Maar lopen ze nog niet helemaal zoals je wilt? Dan ben je niet de enige. Ze zijn namelijk in veel organisaties nog niet direct een daverend succes. In het vorige blog plaatste ik al een aantal kanttekeningen bij de methode en introduceerde ik een alternatief: zelforganisatie. Maar hoe start je die zelforganisatie in je teams? En wat zijn de valkuilen tijdens de implementatie? Dat vertel ik je in dit blog.
Zelforganisatie: de volgende stap in zelfsturing
Zelfsturing is het verplaatsen van een deel van de taken en verantwoordelijkheden van leidinggevenden naar medewerkers. Zelforganisatie is het verdelen van de taken en verantwoordelijkheden over het bestuur, het management en de teams. Je medewerkers kunnen namelijk niet álles zelf regelen en moeten weten welke taken er op hun bordje liggen. Je wilt niet dat ze naar elkaar kijken en afwachten wie het voortouw gaat nemen, of juist taken dubbel doen. Zelfsturende teams hebben daarom altijd nog een stukje “organisatie” nodig. Heb je die op orde, dan kun je teams op operationeel niveau de vrije hand geven.
Begin simpel: “wie doet wat?”
Voor je begint aan zelforganisatie, kijk je eerst naar de taken en verantwoordelijkheden. Vervolgens bepaal je wie waar verantwoordelijk voor is en maak je hier afspraken over. Bijvoorbeeld dat het hoger management zich voornamelijk richt op de visie en de strategie en zich niet bemoeit met de uitvoering. De tactische vraagstukken die uit deze visie en strategie voortvloeien, zijn vervolgens echt de verantwoordelijkheid van het middenmanagement. Zij houden zich alleen bezig met de formulering en de monitoring van de doelen die de visie en de strategie van het hoger management ondersteunen. Tot slot richten de vakmensen zich volledig op de manier waarop zij de doelen en de werkzaamheden uitvoeren. Zonder bemoeienis van bovenaf dus!
Deze taakverdeling klinkt logisch, maar toch zie ik het vaak gebeuren dat een organisatie weer in oude leiderschapspatronen vervalt. Daarom geef ik hieronder een aantal tips om de stap te zetten richting goed georganiseerde zelfsturende teams.
Tip 1. Vertrouw op het vakmanschap van je collega’s
Vooral het middenmanagement wil zich nog wel eens te veel met de details van de uitvoering bemoeien. Daarom een belangrijke tip voor hen: laat het los, heb het vertrouwen dat de vakmensen weten wat ze doen. Zij brengen dagelijks tijd door met klanten en bouwen daarmee specifieke kennis en ervaring op. Vertrouw en bouw daarop. Evalueer wel regelmatig, bijvoorbeeld eens per maand. Zo hou je de vinger aan de pols en weet je wat er speelt. Ook kan de medewerker zo bij jou terecht als hij of zij tegen organisatorische aspecten aanloopt. Zoals obstakels die opgeworpen worden door externe stakeholders, een strategie die niet helemaal duidelijk is of een organisatiestructuur die op bepaalde aspecten (HRM, facilitair) nog niet helemaal lekker loopt.
Tip 2. Zorg voor kleine teams
Traditionele teams die bestaan uit meer dan tien medewerkers zijn voor een teammanager al een flinke uitdaging