Ben jij al met zelfsturende teams bezig? Maar lopen ze nog niet helemaal zoals je wilt? Dan ben je niet de enige. Ze zijn namelijk in veel organisaties nog niet direct een daverend succes. In het vorige blog plaatste ik al een aantal kanttekeningen bij de methode en introduceerde ik een alternatief: zelforganisatie. Maar hoe start je die zelforganisatie in je teams? En wat zijn de valkuilen tijdens de implementatie? Dat vertel ik je in dit blog.

Zelfsturing is het verplaatsen van een deel van de taken en verantwoordelijkheden van leidinggevenden naar medewerkers. Zelforganisatie is het verdelen van de taken en verantwoordelijkheden over het bestuur, het management en de teams. Je medewerkers kunnen namelijk niet álles zelf regelen en moeten weten welke taken er op hun bordje liggen. Je wilt niet dat ze naar elkaar kijken en afwachten wie het voortouw gaat nemen, of juist taken dubbel doen. Zelfsturende teams hebben daarom altijd nog een stukje “organisatie” nodig. Heb je die op orde, dan kun je teams op operationeel niveau de vrije hand geven.

Voor je begint aan zelforganisatie, kijk je eerst naar de taken en verantwoordelijkheden. Vervolgens bepaal je wie waar verantwoordelijk voor is en maak je hier afspraken over. Bijvoorbeeld dat het hoger management zich voornamelijk richt op de visie en de strategie en zich niet bemoeit met de uitvoering. De tactische vraagstukken die uit deze visie en strategie voortvloeien, zijn vervolgens echt de verantwoordelijkheid van het middenmanagement. Zij houden zich alleen bezig met de formulering en de monitoring van de doelen die de visie en de strategie van het hoger management ondersteunen. Tot slot richten de vakmensen zich volledig op de manier waarop zij de doelen en de werkzaamheden uitvoeren. Zonder bemoeienis van bovenaf dus!

Deze taakverdeling klinkt logisch, maar toch zie ik het vaak gebeuren dat een organisatie weer in oude leiderschapspatronen vervalt. Daarom geef ik hieronder een aantal tips om de stap te zetten richting goed georganiseerde zelfsturende teams.

Tip 1. Vertrouw op het vakmanschap van je collega’s

Vooral het middenmanagement wil zich nog wel eens te veel met de details van de uitvoering bemoeien. Daarom een belangrijke tip voor hen: laat het los, heb het vertrouwen dat de vakmensen weten wat ze doen. Zij brengen dagelijks tijd door met klanten en bouwen daarmee specifieke kennis en ervaring op. Vertrouw en bouw daarop. Evalueer wel regelmatig, bijvoorbeeld eens per maand. Zo hou je de vinger aan de pols en weet je wat er speelt. Ook kan de medewerker zo bij jou terecht als hij of zij tegen organisatorische aspecten aanloopt. Zoals obstakels die opgeworpen worden door externe stakeholders, een strategie die niet helemaal duidelijk is of een organisatiestructuur die op bepaalde aspecten (HRM, facilitair) nog niet helemaal lekker loopt.

Tip 2. Zorg voor kleine teams

Traditionele teams die bestaan uit meer dan tien medewerkers zijn voor een teammanager al een flinke uitdaging. Maar ook zelfsturende teams kennen een bepaalde maximum grootte. Een team van drie tot maximaal vijf personen blijkt het meest ideaal te zijn voor zelfsturing. In deze omvang is het makkelijker om de verantwoordelijkheden te verdelen en op de hoogte te zijn en te blijven van wie wat doet. En dit werkt weer op een positieve manier door in de betrokkenheid van de teamleden. Die kunnen zich bovendien achter niemand verschuilen of “verdwijnen” in de massa.

Tip 3. Beleg verantwoordelijkheden

Niets is namelijk zo’n grote dooddoener voor zelfsturing als onduidelijkheid over de taakverdeling. Wanneer mensen niet van elkaar weten waarvoor ze verantwoordelijk zijn, worden de taken niet, of niet goed, uitgevoerd. Ga daarom terug naar de tekentafel en bespreek met de leden van het zelfsturend team, maar ook op hoger managementniveau wie wat doet. En wijs die verantwoordelijkheden ook expliciet toe (jij doet dit, jij doet dat). Zo weten mensen beter wat er van hen verwacht wordt en kunnen ze concreet aan de slag met hun taken. Als iets niet duidelijk is, kunnen teamleden aanvullende informatie inwinnen bij collega’s die weer andere verantwoordelijkheden hebben. Maak bijvoorbeeld één teamlid verantwoordelijk voor de coördinatie en de afspraken over vakanties en vrije dagen!

Tip 4. Blijf bij je leest

Wanneer de verantwoordelijkheden goed verdeeld zijn en de mensen precies weten waarvoor ze verantwoordelijk zijn (en dit van elkaar weten), is het belangrijk dat iedereen zich zo veel mogelijk aan houdt aan de afspraken. Blijf inventariseren waar de medewerkers goed in zijn en of zij nog steeds op de juiste plek zitten, hou de takenverdeling tussen de strategen, het middenmanagement en de vakinhoudelijke mensen in de gaten en laat mensen zich ontwikkelen in de rollen en taken die bij hen passen. Voorkom dat leidinggevenden zich gaan bemoeien met de inhoudelijke uitvoering van de taken van de vakinhoudelijk medewerkers. Oftewel: schoenmaker, blijf bij je leest.

Tip 5. Leer mensen om te gaan met zelforganisatie

Heel veel mensen vinden het principe van zelforganisatie ontzettend interessant. Maak daarom gebruik van hun enthousiasme en eigen inbreng. Bespreek de ideeën van zelforganisatie en zelfsturing met de vakmensen. En ondersteun het middenmanagement! Zij moeten het proces richting zelforganisatie immers leiden. En dit is niet altijd gemakkelijk. Het middenmanagement moet namelijk alle feedback rondom het proces van zelfsturing en zelforganisatie verzamelen en er opvolging aan geven. Geef daarom veel aandacht aan deze groep. Bespreek met hen waarom de organisatie aan de slag gaat met zelfsturing. Geef aan wat er van hen als modern leidinggevende verwacht wordt. Realiseer je ook dat de implementatie van zelfsturende teams met vallen en opstaan verloopt. Geef alle betrokken partijen daarom de ruimte en de tijd.

Het initiatief om met zelforganisatie te beginnen, komt vaak van het hoger management, de strategen. Zij hebben er bij collega-organisaties goede verhalen over gehoord, maar kunnen van tevoren niet goed inschatten hoe zelforganisatie precies uit gaat pakken voor hun organisatie. Daarom is het handig om van tevoren een “pilot zelforganisatie” te doen:

Kies een project, afdeling en groep medewerkers uit waarmee je de pilot wilt starten. Kies medewerkers die openstaan voor nieuwe manieren van samenwerken en bereid zijn tot het geven van feedback over het proces. Laat vervolgens één persoon als interne kennis-ontwikkelaar opereren. Soms is het handig een externe specialist te betrekken die jouw organisatie helpt bij het starten met zelforganisatie. Hij of zij kan de kennis-ontwikkelaar eventueel ook opleiden. Is de pilot een succes? Dan kun je het principe uitbreiden naar andere teams, terwijl je blijft schaven aan je opzet.

Zelfsturing en zelforganisatie vragen niet alleen een andere insteek van de organisatie, het vraagt ook om een andere leiderschapsstijl. Leiders moeten een moderniseringsslag maken; niet alleen om nieuwe manieren van samenwerken te implementeren, maar ook om flexibel in te spelen op de veranderingen buiten de organisatiemuren.

Wil je meer weten over dit moderne leiderschap? Download hieronder dan het E-book “Leiderschap in de economie van waarde”. Of klik hier voor onze leiderschapstrainingen.