In een gezonde organisatie dragen oudere en jongere medewerkers samen bij aan het realiseren van de organisatiedoelstellingen. Dat vraagt om duurzaam personeelsbeleid: een beleid dat oog heeft voor vitale, flexibele, competente en gemotiveerde medewerkers.

 

Wil je als HRM-er aan de slag met duurzame inzetbaarheid? Dan is het belangrijk dat je op de hoogte bent van een aantal kengetallen van je organisatie. Veel van deze data zijn al voorhanden, maar liggen te verstoffen. Voor andere informatie moet je meer moeite doen. En dat loont. Want met die kengetallen maak je heel gericht werk van een duurzaam personeelsbeleid.

De vraag is dus: ken jij de getallen? We geven je zeven meetbare thema’s.

1. Wat is het doorstroompercentage van je organisatie?

Hoe lang blijven mensen werken bij je organisatie? Zijn ze doorgaans snel weer weg, waardoor ook de kennis wegstroomt? Of blijven medewerkers juist tientallen jaren ‘plakken’ met als gevolg dat er te weinig nieuwe kennis binnenkomt? Grote kans dat die doorstroompercentages voorhanden zijn, want de meeste P&O-afdelingen houden dit wel bij. Echter, het is mijn ervaring dat er vrijwel nooit iets gebeurt met die cijfers. Terwijl dat dus wel heel belangrijk is. Specificeer de cijfers en – nóg belangrijker – interpreteer ze.

Het doorstroompercentage maakt namelijk duidelijk waar je in moet investeren. Gaan medewerkers gemiddeld al na twee jaar weg? Dan wil je misschien investeren in opleiding, doorgroeimogelijkheden en andere arbeidsvoorwaarden. Zodat mensen langer blijven én waardevolle kennis behouden blijft.

Blijven mensen té lang bij je bedrijf werken, dan is het misschien goed om prikkels in te bouwen in je personeelsbeleid, zodat mensen blijven leren en zich blijven ontwikkelen. Een goed voorbeeld is Defensie, waar het middelmanagement en het hoger management niet langer dan vijf jaar dezelfde functie uitoefent. Wat voor jouw organisatie slim is om te doen? Dat hangt mede af van de branche waarin je actief bent. Zo zal het personeelsverloop in bijvoorbeeld de IT-branche groter zijn dan in een productiebedrijf.

2. Wat is de leeftijdsontwikkeling in je organisatie?

Veel organisaties, met name in de publieke sector, kampen momenteel met vergrijzing. Een hogere gemiddelde leeftijd van 48 tot 50 jaar komt er veel voor. Herken je dit in jouw eigen organisatie? Dan krijg je over 10 tot 15 jaar een probleem. Dat lijkt nog ver weg, maar het is belangrijk om daar nú al iets mee te doen. Bijvoorbeeld door daar rekening mee te houden bij de werving van nieuw personeel. Zorg voor een goede balans tussen jongere en oudere medewerkers, waarbij je nieuwe kennis en fris elan binnenhaalt én de senioriteit van oudere medewerkers benut. En zijn er binnen je organisatie mensen die hun ‘tijd uitzitten’? Dan moet je daar direct iets aan doen. Bijvoorbeeld door het medewerkers de training ‘Duurzame inzetbaarheid’ aan te bieden.

Voor sommige organisaties is dit probleem lastiger op te lossen. Denk daarbij vooral aan kleine organisaties, die niet zomaar op voorhand jong personeel kunnen aannemen. Maar ook deze organisaties moeten er aandacht voor hebben. Zij kunnen bijvoorbeeld werken met een flexibele schil van jonge mensen, zodat je toch nieuwe kennis binnenkrijgt.

3. Wat is het opleidingsniveau van je organisatie? En welke ontwikkelingsmogelijkheden zijn er?

Breng in kaart welk opleidingsniveau je medewerkers hebben. En bekijk vervolgens welke mogelijkheden zij hebben om zichzelf te ontwikkelen binnen je organisatie. Dat laatste hangt af van het type organisatie. Een MBO-organisatie (een organisatie die drijft op vakmensen) moet zich in de hoogte kunnen ontwikkelen. Ofwel: medewerkers moeten kunnen doorstromen naar bijvoorbeeld een leidinggevende positie. Maar dat is natuurlijk niet voor iedereen weggelegd. Neem nu een vervoersbedrijf met chauffeurs. Zij kunnen natuurlijk niet allemaal leidinggevende worden. Hoe zorg je er dan toch voor dat zij voldoende uitdaging houden en ontwikkelingsmogelijkheid hebben? Daarbij gaat het om horizontale én verticale ontwikkelingen. Om perspectief bieden én om nieuwe kennis binnen de organisatie halen. Zo ontstaat ruimte voor innovatie. Gaat het om een hightech kennisorganisatie, zoals een universiteit? Dan is het veelal de uitdaging dat mensen zich in de breedte ontwikkelen, zodat ze verder leren kijken dan hun eigen vakgebied.

4. Wat is het verzuimpercentage?

Het gemiddelde verzuim bij alle organisaties in Nederland schommelt momenteel tussen de 3 en 4 procent. Hoe hoog is het verzuim binnen je organisatie? En hoe zit het in de totale branche? De meeste HRM-ers weten dit wel. Interessanter is het verhaal achter deze cijfers. Is er veel kortdurend of juist veel langdurend verzuim? En wat zijn daarvan de mogelijke oorzaken? Ga hierover in gesprek met de leidinggevenden en achterhaal zo de oorzaken. Bekijk ook welke preventieve maatregelen je kunt nemen. Betrek hierbij directe collega’s, want zij kennen vaak de valkuilen en de ziekmakers in een team of organisatie.

5. Wat zijn de uitvalrisico’s?

Hoe langer mensen verzuimen, hoe lastiger het voor hen is om terug te keren. En als een zieke medewerker niet binnen twee jaar weer volledig kan werken, dan treedt de WIA in werking. Dus signaleer je veel langdurig verzuim binnen je organisatie? Voer dan een risico-inventarisatie uit, waarbij je de uitvalrisico’s onderzoekt. Hoe verlopen de re-integratietrajecten qua tijd en interventie? En hoeveel mensen stromen uit naar een uitkering? Overleg ook met de Arboarts. Als je goed inzicht hebt in de uitvalrisico’s, dan kun je gericht werk maken van een preventiebeleid.

6. Zijn de medewerkers betrokken en vitaal?

Voelen jouw medewerkers zich betrokken (engaged) bij het beleid van de organisatie óf wordt het beleid top-down opgelegd? En zijn je medewerkers over het algemeen vitaal? Zitten ze lekker in hun vel? Dit alles is wat lastiger te meten. Want hoe meet je engagement en vitaliteit? Dat vraagt om een slimme aanpak. Als de leidinggevende het aan zijn medewerkers vraagt, dan krijgt hij al gauw sociaal wenselijke antwoorden. Het beste is om dit vanuit P&O rechtstreeks te vragen aan individuele medewerkers. Wat vind je belangrijk in je werk? Waarom doe je dit werk? En waarom bij deze organisatie? Vraag ook naar de werkplek en de werkomgeving. En, indirect, naar bewegen en gezondheid. Neem je voldoende pauzes, en ga je dan ook even naar buiten? En sport je in je vrijetijd? Eén op-één-gesprekken werken het best, zo blijkt.

7. Wat is de productiviteit/kosten-ratio?

Wat kost een medewerker? En wat levert hij of zij op? Ofwel: inventariseer de productiviteit/kosten-ratio. De kosten zijn het salaris plus de werkgeverslasten. En de productiviteit? De ene medewerker is productiever dan de andere. Daar moet je het over hebben. Het best doe je dat als HRM-er met de leidinggevenden van afdelingen. Want zij hebben zicht op de prestaties van iedere individuele medewerker, afgezet tegen de targets. Het is dus wel belangrijk dat je duidelijke en concrete doelstellingen hebt qua productiviteit. Of je nu een verkooporganisatie, een productiebedrijf of een overheidsorganisatie bent. Worden de doelstellingen niet gehaald? Dan kun je daarop sturen met je personeelsbeleid.

Afijn, je hebt alles in kaart gebracht. Zoals het doorstroompercentage, de leeftijdsontwikkeling, het opleidingsniveau en de ontwikkelingsmogelijkheden, het verzuimpercentage en de uitvalrisico’s. Je weet in hoeverre medewerkers zich betrokken voelen bij de organisatie. En je hebt inzicht in de productiviteit/kosten-ratio. Nu kun je praktische plannen maken. Zoals het terugdringen van het verzuim. Werk maken van een lagere gemiddelde leeftijd van de medewerkers. Zorgen voor een lager – of juist hoger – personeelsverloop. Of een goed beleid ontwikkelen om oudere medewerkers betrokken en enthousiast te houden.

Zet hiervoor concrete doelstellingen op papier. Zoals: het terugdringen van het ziekteverzuim van 6,5 naar 5%. Mogelijk zorgt dit voor grote besparingen. Je kunt je nieuw ontwikkelde beleid dan toetsen op deze harde doelstellingen. Stel wel realistische doelen. Evalueer. En stuur zo nodig bij.

Informatie over je eigen organisatie is een goed vertrekpunt voor een duurzaam personeelsbeleid. Wil je weten hoe je met een duurzame inzet van (oudere) medewerkers bijdraagt aan de continuïteit van je organisatie? Je leest het in ons gratis e-book ‘Wijs met grijs’.

Zijn er in jouw organisatie oudere werknemers die binnenkort met pensioen gaan? Of ben je benieuwd wat Essenburgh nog meer voor je kan betekenen? Kijk dan ook eens bij onze pensioen in zicht trainingen.

Lees ook:

• Stappenplan voor het Grote Genieten tijdens je pensioen
• Vitaliteit van oudere medewerkers? Feiten en cijfers