Hoe geef je feedback aan zelforganiserende teams?

Aan leidinggevenden is niets menselijks vreemd. Ook jij voelt voordat je beredeneert. Denk aan die medewerker die structureel te laat komt of die vervelende opmerking van een collega. Dat is normaal. De meeste mensen ergeren zich eerst aan gedrag voordat ze nadenken over mogelijke verklaringen. Precies daarom is het een slecht idee om direct feedback te geven, omdat je dan alleen je gevoel laat spreken. Dat geldt zeker bij zelforganiserende teams! In dit blog vertel ik je waarom. Ook leg ik uit hoe je medewerkers in zelforganiserende teams wél kunt vertellen wat ze anders moeten doen.

Feedback geven: hoe zat het ook alweer?

Niemand is perfect. Maar zeker op de werkvloer kan het gedrag van een medewerker dusdanig destructief zijn dat het team en de organisatie eronder lijden. Daarom zal je medewerkers zo nu en dan op hun gedrag moeten aanspreken. In het ideale geval doe je dat zonder ruzie-sfeer te creëren of verwijten te maken. Hoewel constructief feedback geven een kunst is, valt het zeker te leren. Als je de volgende drie stappen volgt, heb je al een goede basis.

Stap 1. Only the facts ma’am!

Heel belangrijk: geef feedback op basis van feiten en zeg daarna wat het gedrag van de ander met je doet. Dus niet: “Jij zet je nooit in voor het team.” Maar: “Als ik kijk naar je urenverantwoording, dan zie ik dat je al een paar maanden niet aan het afgesproken aantal uren komt. Hierdoor krijg ik de doelen die ik voor dit project gesteld heb, niet voor elkaar. Ik maak me zorgen om jou en ik ben bang dat ik het project niet op tijd afgerond krijg.” Zeg ook niet: “Jij hebt dat niet goed aangepakt.” Maar: de verantwoordingsrapportage mist op drie elementen nog input, hierdoor kan ik niet verder met het deel dat ik moet aanleveren.” Hierdoor voorkom je discussie over wie er gelijk heeft en of de medewerker zich wel inzet. Die ronde is namelijk nooit te winnen.

Stap 2. Vragen en checken

De tweede stap is de medewerker vragen waarom hij of zij minder uren draait, elementen heeft weggelaten of een taak op een bepaalde manier heeft aangepakt. Gissen naar de oorzaak is namelijk niet handig. Er zijn zo ontzettend veel mogelijke redenen waarom iemand iets doet of nalaat. De enige manier om achter de oorzaak van iemands gedrag te komen, is door het simpelweg te vragen. Vraag de medewerker of hij of zij doorheeft wat de gevolgen van het gedrag zijn. Zo maak je je klacht concreet en halen jullie er geen zaken bij die er niets mee te maken hebben.

Stap 3. Informeer: “Hoe kan ik helpen?”

Een belangrijke stap in het feedback geven, is het samen oplossen van het probleem. Er moet immers iets gaan gebeuren! Je wilt dat de medewerker bijvoorbeeld weer betrokken is, dat het afgesproken werk gedaan wordt en dat de doelen gehaald worden. Vraag daarom aan de medewerker op welke manier je kunt helpen bij het probleem dat jullie samen hadden geconstateerd. En ga daarmee – aanvankelijk samen – aan de slag.

Een voorbeeld

Een medewerker komt structureel rond half tien op het werk, terwijl de afspraak is dat iedereen om negen uur begint. Iedere dag komt de medewerker met een ander excuus voor zijn te laat komen. Kijk dit als leidinggevende een weekje aan, maar grijp daarna in. Spreek de medewerker aan en geef aan wat de afspraak is. Geef aan dat het gedrag van de medewerker negatieve gevolgen heeft op de sfeer en op de teamresultaten. Vraag wat de reden is van het te laat komen en vraag door! Probeer vervolgens het probleem samen op te lossen door de simpele vraag te stellen: “Wat kan ik voor je doen?”

Hoe geef je dan feedback aan zelforganiserende teams?

De bovenstaande stappen werken heel goed in teams met een teammanager. Maar hoe werkt feedback geven aan zelforganiserende teams? Dat is een iets ander verhaal. Medewerkers in zelfsturende teams beslissen zelf over het “hoe” en maken dus hun eigen regels. Dat is oké, zolang zij de doelstellingen halen. Maar vertoont een medewerker gedrag dat de samenwerking of de doelen in gevaar brengt? Dan moet je ingrijpen als leider.

Komt een medewerker bijvoorbeeld structureel om tien uur binnenvallen, maar haalt hij wel altijd alle doelstellingen (ecologisch, economisch, sociaal) én heeft het team er geen last van? Dan is een simpel gesprekje voldoende. Maar als het gedrag gevolgen heeft voor ander mensen en de bedrijfsresultaten, moet je ingrijpen. Dat is jouw nieuwe rol!

Leidinggeven aan zelforganiserende teams: ruimte voor de toekomst

Leidinggeven aan zelforganiserende teams draait dus om kaders stellen en loslaten. Zo geef je de teamleden de ruimte om hun doelstellingen te verwezenlijken én kun jij je bezighouden met de taken die op jouw bordje liggen, zoals ruimte creëren voor innovatie en het doorvoeren van grote veranderingen.

Wil je meer weten over modern leiderschap? Download dan hieronder het e-boek “Leiderschap in de economie van waarde”. Of klik hier voor onze leiderschapstrainingen.

Pim Valentijn

Heb je vragen?
Neem dan contact met ons op.

Checklist Leiderschap
De belangrijkste aspecten van leiderschap op een rij!

SPECIAAL VOOR JOU